Vraag een gemiddelde Office 365-gebruiker of hij volledige controle heeft over alle Office 365-data. De kans is groot dat het antwoord luidt: ‘Ja, natuurlijk, alles staat veilig in de cloud.”
In ‘de cloud’ staan je bestanden inderdaad veiliger dan dat je er zelf voor zou kunnen zorgen. Datacenters zijn goed beveiligd tegen digitale inbraken met de modernste apparatuur en servers en worden 24 x 7 in de gaten gehouden. Maar als je er vanuit gaat dat Microsoft je gegevens van onder andere Outlook, OneDrive en Teams automatisch voor je in een back-up meeneemt, dan heb je het mis.
Beperkte verantwoordelijkheid
Microsoft neemt maar voor een beperkt gedeelte verantwoordelijkheid voor jouw data. In het geval van dataverlies door serviceproblemen op hun platform, hardware-fouten in het datacenter of natuurrampen kan Microsoft terugvallen op hun interne back-up. Voor alle andere problemen die niet bij Microsoft liggen, is dat niet het geval. Om beschermd te zijn tegen dataverlies zijn er dus een aantal redenen om zelf een back-up te maken van de voor jou belangrijke data.
Prullenbak versus back-up
Maar hoe zit het dan met de prullenbak?! Daar kan je toch gewoon op terugvallen?! Ook dat is slechts beperkt het geval. Gooi je bijvoorbeeld een e-mail weg uit Outlook, dan blijft deze staan in de lokale prullenbak van de betreffende gebruiker in Outlook. Het zal je ongetwijfeld wel eens opgevallen zijn dat er geen enkele vorm van structuur zit in deze prullenbak… Uit welke map het mailtje ook wordt verwijderd, in de prullenbak staan ze allemaal door elkaar heen. Gooi je de prullenbak leeg, dan verdwijnt deze in de ‘online’ prullenbak van de betreffende gebruiker, eveneens zonder structuur. Ruimt de gebruiker ook deze prullenbak op (of wacht je 30 dagen), dan zijn de mailtjes weg, en niet meer terug te zetten. Kortom, de prullenbak is niet hetzelfde als een back-up.
Reden 1: Ransomware, virussen en boze werknemers
Externe bedreigingen, zoals ransomware en virussen, komen vaak binnen via e-mails en bijlagen en beschadigen of verwijderen bestanden. Ben je door een externe bedreiging bestanden kwijt geraakt of heeft ransomware je bestanden beschadigd, dan zal je moeten terugvallen op de eigen back-up.
Beveiligingsbedreigingen worden meestal veroorzaakt door externe hackers en virussen. Maar bedrijven moeten zich eigenlijk ook wapenen tegen interne bedreigingen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de medewerker die op zijn laatste dag uit rancune de sales-mailbox leeggooit. Of een vertrekkende medewerker die denkt zijn telefoon op te ruimen en daarmee alle bestanden van de SharePoint omgeving verwijderd.
Reden 2: Het retentiebeleid
Office 365 heeft beleidsregels voor het bewaren van verwijderde e-mail en bestanden, ook wel het retentiebeleid genoemd. Door het snelle tempo van zaken doen in het digitale tijdperk én de verschillende diensten die bedrijven tegenwoordig gebruiken verlies je het overzicht, waardoor er verwarring kan ontstaan over hoe lang welke gegevens in welke prullenbak blijven staan.
Reden 3: Bedrijven met strengere regelgeving
Als jouw organisatie deel uitmaakt van één van de industrieën met een strengere regelgeving, zoals finance, gezondheidszorg en juridische dienstverlening, dan heb je extra voorschriften en vereisten die verder gaan dan de standaard ‘haal-maar-uit-de-prullenbak-oplossing’ van Microsoft. Deze organisaties moeten bijvoorbeeld een aantal jaren een complete administratie hebben met betrekking tot e-mails, bestanden en andere gegevens.
Back-up als verzekering
Een back-up kun je dus zien als een verzekering die je afsluit. In een back-up zit wél structuur en beheren we onafhankelijk van gebruikersinstellingen. Een gebruiker heeft dus geen invloed op de inhoud van de algemene back-up en alles wat om welke reden dan ook verwijderd is, kan zonder problemen worden teruggezet.
Met een back-up kun je altijd een vaste vooraf afgesproken periode ergens op terugvallen zoals we ook in onze eerdere blog hebben beschreven.
Interesse?
Heeft u interesse? Of wilt u onze back-up dienst een keer uitproberen? Dan kunt u contact opnemen met ons via info@trivision.nl of u kunt bellen naar 010-2469240. Graag helpen wij u dan verder!