Sla jij je documenten nog op in je Mijn Documenten, of stuur je bestanden nog heen en weer per e-mail om samen te kunnen werken? Dan maak je waarschijnlijk geen gebruik van alle voordelen van Microsoft Office 365. In deze blog vertellen we hoe Microsofts OneDrive en SharePoint je zakelijk leven enorm kunnen verbeteren!
De voordelen van Microsoft Office 365
Microsoft Office 365 is de Cloudvariant van het populaire Office pakket. Van oorsprong bestond dit pakket uit Outlook, Word, Excel en Powerpoint, maar de ‘365 Suite’ bestaat uit nog véél meer handige tools. Denk hierbij aan To-Do waarmee je taken kan beheren, of Teams waarmee je video meetings kunt organiseren en samenwerken met collega’s.
Echter, de allergrootste productiviteitswinst van de 365 Suite (versus het oude Office pakket) zit hem in het makkelijk kunnen delen en samenwerken binnen documenten. De tools die dit mogelijk maken zijn Microsoft OneDrive en Microsoft SharePoint.
Wanneer gebruik je Microsoft OneDrive?
Eigenlijk verklapt de naam het al een beetje… OneDrive; de ‘Drive for One’… Microsoft OneDrive is je persoonlijke cloudopslag binnen Microsoft Office 365. Hier kan je eenvoudig je bestanden opslaan en bewerken. Ook is het mogelijk om vanuit OneDrive bestanden te delen met andere gebruikers. Het is veilig en altijd toegankelijk via je webbrowser, mobiele app, en zelfs via de Verkenner op je laptop of desktop wanneer je OneDrive lokaal koppelt. Hierdoor heb je overal en altijd toegang tot je bestanden, en kun je ze zelfs offline bewerken. Zodra je weer online bent, synchroniseren je bestanden automatisch met de cloud.
Waarom zou je SharePoint nodig hebben?
Ook hier is de naam goed gekozen… SharePoint is het centrale punt van het bedrijf waarop alle collega’s documenten kunnen delen. Microsoft SharePoint werkt als een centraal document-opslagsysteem. Heb je de juiste versie van Office, dan kunnen medewerkers ook gezamenlijk en tegelijk aan bestanden werken. Ongeacht het apparaat dat wordt gebruikt, kan toegang worden verkregen, zolang er maar een internetverbinding beschikbaar is.
Binnen SharePoint zet je systeembeheerder een hoofd-mappenstructuur neer waar je afhankelijk van rechten toegang tot hebt of niet. Een stagiaire hoeft geen toegang tot de managementmap, maar management heeft vaak toegang tot alle mappen. Op die manier zorg je ervoor dat de bestanden alleen toegankelijk zijn voor de collega’s met de juiste rechten.
Ook is het mogelijk om bestanden of mappen te delen met personen buiten de organisatie. Een mapje met logo’s, foto’s en andere huisstijl kan zonder problemen gedeeld worden met het bedrijf dat de marketing verzorgt.
In tegenstelling tot OneDrive staan de documenten niet ‘gelinkt’ aan een persoon. Welke gebruiker er ook de organisatie verlaat, de bestanden in SharePoint blijven staan waar ze staan.
Afwegingen in de praktijk
In de praktijk komt het wel eens voor dat je een zakelijk document, die bedoeld is voor de organisatie, opslaat in je OneDrive. Bijvoorbeeld wanneer je nog werkt aan een conceptvoorstel dat nog niet voor iedereen toegankelijk hoeft te zijn en pas bij voltooiing naar de SharePoint-omgeving wordt verplaatst. Toch zijn er enkele nadelen verbonden aan het opslaan van werkdocumenten in OneDrive.
Omdat alles standaard als privé wordt opgeslagen moet je, als je een document door een collega wil laten nalezen, het eerst delen. Doordat anderen dit ook weer zouden kunnen delen, bestaat het risico dat een document gaat ‘ronddwalen’ door de organisatie. Hierdoor gaat de controle over verspreiding en toegang verloren.
Tenslotte is OneDrive gekoppeld aan het account van één gebruiker. Mocht deze gebruiker de organisatie verlaten, en het account wordt gedeactiveerd, dan gaat de inhoud van de OneDrive verloren. Op SharePoint blijven deze documenten altijd behouden en zijn ze gekoppeld aan de SharePoint-site, niet aan een individueel account.
Conclusie
Werk je met Microsoft Office 365 dan kan je bij het opslaan van een document het beste even goed nadenken waar je het opslaat… kies je voor OneDrive of voor SharePoint. OneDrive is handig voor je eigen spullen en documenten die nog niet helemaal klaar zijn, maar het kan lastig zijn als je bedrijfsinfo wilt delen en beheren.
Wil je dat anderen gebruik kunnen maken van jouw documenten en er samen aan verder werken? Kies dan een goede plek in de aangeboden SharePoint structuur. Hierna weet je dat collega’s met de juiste rechten het document kunnen bekijken of bewerken én blijft het altijd bestaan ongeacht of degene die het gemaakt heeft nog bij de organisatie werkt!
Wil je persoonlijk advies?
Neem dan contact op via 010-2469240 of maak direct een afspraak voor een vrijblijvend adviesgesprek onder het genot van een heerlijk kopje koffie of thee!