De uitgewerkte 3D tekening of die 10 hoge resolutie productfoto’s per e-mail versturen? Grote kans dat dit niet lukt wanneer je ze allemaal in één mailtje zet. Waarom dit niet lukt? Omdat een mailserver maar een beperkte grote van een e-mail toestaat om te versturen en te ontvangen. Het kan dus zowel bij het verzenden van de bestanden (aan jouw kant) als het ontvangen van de bestanden (aan de ontvangers kant) misgaan. Maar niet getreurd, want met deze tools zijn dit soort problemen verleden tijd.
De makkelijkste oplossing: bestanden comprimeren
Kleine bestanden kun je prima over de mail versturen en ontvangen, maar wil je grotere bestanden versturen, is de kans groot dat het niet lukt. Het kan dan helpen om het bestand te verkleinen. Een handige tool hiervoor is 7-Zip, WinRAR of een ander ‘inpakprogramma’ een uitkomst. Met dit soort software maak je bestanden kleiner zodat ze alsnog via e-mail te verzenden zijn. Bij sommige bestanden is de verkleining aanzienlijk, andere bestanden laten zich helaas maar een klein beetje inpakken. Ons advies is dan ook: kijk eerst of de bestanden te comprimeren zijn naar een mailbare grootte. Lukt dat niet, dan kunnen onderstaande tools je helpen.
WeTransfer
We beginnen dicht bij huis. WeTransfer is een populaire Nederlandse dienst om bestanden te verzenden. Dat is ook niet zo gek, want het is supermakkelijk. Je klikt simpelweg op de knop Voeg bestanden toe, vult je eigen e-mailadres in, het adres van de ontvanger en uiteraard de bijbehorende bestanden van maximaal 2 Gigabyte (bijvoorbeeld 500 foto’s met een redelijke resolutie) en klaar is Kees. Jij ‘upload’ de bestanden naar de WeTransfer server en de ontvanger krijgt een link waarmee het bestand (of de bestanden) gedownload kunnen worden gedurende een periode van 7 dagen en dat allemaal gratis en voor niets. En als 2 Gigabyte niet genoeg is, dan is er de betaalde versie WeTransfer Pro. Daarmee kun je voor een klein bedrag per maand tot 20 Gigabyte per keer versturen en heb je een langere bewaartijd. Naast de grote verzendcapaciteit is het mooie van WeTransfer dat het een Nederlandse partij is die onder onze strenge privacywetgeving valt.
Nomadesk
Maak je al gebruik van Nomadesk, dan heb je geen externe dienst nodig om grote bestanden bij je relaties te krijgen. Je bestanden staan dan immers al veilig in de Cloud op de servers van Nomadesk. In onze eerder geschreven blog over Nomadesk kon je lezen dat met cloud filesharing van Nomadesk je online en offline, eenvoudig, snel én veilig bestanden kunt delen en bewerken met collega’s, klanten en leveranciers. In plaats van grote bestanden of hele folders te mailen, kun je gebruik maken van de ‘filelink’ of ‘folderlink’ functie van Nomadesk. Daarmee kun je je relaties een mail sturen, met daarin een link naar het bestand of een map met bestanden die je wilt delen. Je kan bovendien nog aangeven hoe lang de bestanden beschikbaar moeten zijn of dat je ze wilt beveiligen met een extra wachtwoord. Je hoeft de data dus niet eerst te uploaden en de ontvanger hoeft geen Nomadesk licentie te hebben!
SharePoint
Gebruik je SharePoint om je bestanden in op te slaan, dan is het ook heel gemakkelijk om bestanden te delen met andere mensen. Ook bij SharePoint staan alle bestanden al veilig in ‘de Cloud’ en is het delen van mappen of bestanden met gebruikers buiten je organisatie kinderlijk eenvoudig. Als je inlogt in de online omgeving vind je achter iedere map en ieder bestand de mogelijkheid (als de systeembeheerder dit heeft toegelaten) om dat met anderen te delen. Standaard staat aangegeven dat een persoon met wie je de bestanden deelt ook kan bewerken. Uiteraard kun je dat uitzetten en ‘alleen-lezen’ rechten instellen. De persoon met wie de bestanden gedeeld worden krijgt een link per email en kan via deze link de bestanden benaderen en eventueel bewerken.
Meer informatie?
Ben je enthousiast geworden over al deze mogelijkheden en wil je advies of hulp bij het versturen van jouw grote bestanden of het inrichten van Nomadesk of SharePoint, neem dan contact met ons op door te mailen naar support@trivision.nl of door te bellen naar 010-2469241.