Je kent het vast de “versie 1.0, 2.0, 3.0-collega’s”. Ofwel collega’s die bestanden opslaan en deze vervolgens naar anderen doormailen, door hen laten aanpassen, weer opslaan onder een andere naam en weer terugsturen. Met SharePoint is dit tenenkrommende probleem verleden tijd. Thuiswerken en niet bij de bestanden van het bedrijf kunnen?! Ook dat is verleden tijd met SharePoint.
Hoe gebruik je SharePoint?
SharePoint is door Microsoft ontwikkeld om organisaties een veilige online werkplek te bieden en de samenwerking binnen organisaties te verbeteren. Met SharePoint kun je alle mogelijke bestandstypen uitwisselen en veilig en overzichtelijk communiceren met collega’s. En ongeacht waar of wanneer, met SharePoint kun je altijd bij je bestanden.
SharePoint richten we in op het online platform van Microsoft. Één van de voordelen daarvan is dat SharePoint door Microsoft zélf wordt beheerd en je gebruikt het platform helemaal geïntegreerd met alle andere Office applicaties, zoals Teams en Office Online. Zo heb je geen eigen server op locatie nodig die inrichting en onderhoud vraagt.
Tips en trucs
Steeds meer organisaties werken met SharePoint, en zien de voordelen van dit online platform. Niet alle organisaties halen echter het maximale rendement uit de omgeving. Hieronder een paar tips om meer gebruikersgemak uit SharePoint te halen
- Richt per team een site in (TeamSite)
Een SharePoint Teamsite bied een team toegang tot de inhoud, apps en informatie die elke dag nodig is. Een teamsite kan worden gebruikt om bestanden op te slaan en hier samen aan te werken. Ook kunnen teamleden hun gegevenslijsten maken en beheren en kunnen er op de teamsite koppelingen staan naar bestanden, apps en websites die belangrijk zijn voor het team. - Gebruik versiegeschiedenis
Versiegeschiedenis in SharePoint maakt een einde aan het de verschillende versies van een en hetzelfde document, doordat je samen in hetzelfde document werkt. Bang dat een ander je document compleet overhoop gooit? SharePoint slaat automatisch de laatste vijfhonderd versies van een document op. Je draait wijzigingen in een document dus in een handomdraai weer terug. - Vervang Excel-sheets door lijsten
Een inventarislijst, de deelnemers aan het teamuitje, een telefoonlijst, grote kans dat je ze nu in Excel maakt. Ook hier biedt SharePoint een uitkomst: SharePoint-lijsten. Het gebruik van SharePoint-lijsten heeft een aantal voordelen ten opzichte van Excel:
– Je maakt heel makkelijk verschillende weergaves door te sorteren of te filteren. Hierin is SharePoint flexibeler dan Excel.
– Met een custom list in SharePoint heb je de mogelijkheid om toegangsrechten simpel en snel te beheren. Niet alleen voor je hele lijst, maar zelfs voor een of meerdere items in je lijst. Je maakt ook eenvoudig koppelingen naar andere lijsten.
– SharePoint waarschuwingen (alerts) - Zorg voor metadata
Een veelgemaakte fout bij het opslaan van documenten op SharePoint is zoveel mogelijk informatie in de bestandsnaam proppen. Dit zorgt vaak voor heel lange bestandsnamen die in sommige gevallen zelfs te lang worden om te synchroniseren met een computer. Met behulp van metadata voeg je snel en simpel bestandsinformatie toe zonder dat je bestandsnamen ellenlang worden.
Integratie met Microsoft Office 365
Sharepoint is verkrijgbaar als losse licentie, maar het meeste plezier heb je van SharePoint in combinatie met één van de Microsoft Office 365 producten. Wil je weten welke variant het beste bij jouw omgeving past, neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend advies.
Of ben je klaar om ook de voordelen van SharePoint in jouw bedrijf te gaan ervaren. Dan staan wij voor je klaar om deze omgeving in te richten en de bestaande data naar SharePoint te migreren. Neem contact op via support@trivision.nl of 010 246 92 40 en wij gaan voor je aan de slag!