Je kan technisch alle onderdelen van je netwerkt tot in de puntjes beveiligen, maar de grootste beveiligingsrisico’s binnen een organisatie zijn vaak de medewerkers zelf. Een ongeluk zit in een klein hoekje, zeker als je niet de juiste maatregelen neemt bij het uitwisselen van data. Met deze tips komt gevoelige informatie op een veilige manier bij de juiste mensen terecht.
Inloggegevens veilig delen
Soms is het nodig dat je een inlognaam en wachtwoord moet delen met een collega, klant of leverancier. Via e-mail is dat niet bepaald de meest veilige optie. Daar hebben we iets op bedacht. Speciaal voor onze klanten hebben we Verstuur Geheim opgezet. Met Verstuur Geheim, de naam zegt het al, kun je gegevens delen met anderen die niet zomaar voor iedereen beschikbaar dienen te zijn. Het werkt als volgt: Je gaat in een browser naar https://www.trivision.nl/verstuur-geheim. Typ vervolgens de vertrouwelijke informatie in het tekstvak en klik op de knop “Genereer Link”. Kopieer de link en verstuur deze naar de ontvanger. De ontvanger heeft de mogelijkheid om één keer de informatie te bekijken. Daarna wordt de informatie verwijderd van onze server. Super veilig dus!
Versleutelen per document
Naast inloggegevens kan het ook voorkomen dat je bestanden met gevoelige informatie moet versturen. Om niet in strijd te zijn met de AVG-/GPDR-wetgeving kun je deze bestanden het beste versleutelen. Versleutelde bestanden kunnen alleen worden geopend door degene die de unieke sleutel en/of het wachtwoord in zijn bezit heeft. Versleuteld opslaan is daarmee een goede manier om je bestanden extra te beschermen.
Veel van de Office programma’s zoals Word en Excel hebben een optie om een bestand te beveiligen met een wachtwoord. Hoe dat werkt met de verschillende besturingssystemen wordt uitgelegd op de website van Microsoft.
Meerdere bestanden versleutelen
Meerdere bestanden tegelijk versleutelen kan ook. Dit kun je bijvoorbeeld doen met een ‘inpak’ programma. Een voorbeeld van zo’n programma is het in de eerdere blog genoemde programma 7-Zip. Met deze tool kun je meerdere bestanden tegelijk inpakken en vervolgens beveiligen met een wachtwoord.
Tot slot
Kies je ervoor om je bestanden te versleutelen, verstuur dan het wachtwoord via Verstuur Geheim of via Whats-App of SMS, maar zeker niet via hetzelfde medium of hetzelfde berichtje.
Vragen?
Heb je vragen of wil je hulp bij het versleutelen van je privacy-gevoelige documenten? Neem dan contact met ons op via info@trivision.nl of bel met 010-2469240.