Steeds vaker nemen we allemaal deel aan een online vergadering, productdemonstratie of evaluatie. Opvallend is dat inmiddels veel gebruikers weten hoe teams werkt en zonder al te veel problemen digitaal in een dergelijke meeting terecht komen. Maar dan?! Hoe houdt je de online communicatie voor iedereen duidelijk en hoe haal je het meeste uit de online call?
Het begin
Communicatie op kantoor kan al lastig zijn en wordt steeds moeilijker als je elkaar niet regelmatig ‘live’ ziet. Zorg dat je op tijd klaar zit; klinkt als een open deur, maar niets is zo vervelend als wachten op een deelnemer aan een vergadering. Als je 5 minuten voor aanvang inlogt, heb je eventueel ook de tijd om een storing op te lossen of je camera nét iets anders te zetten.
En vroeg aanwezig zijn in een meeting heeft nog een voordeel! Veel mensen vinden het prettig om aan het begin van een online meeting even tijd in te ruimen voor het praatje dat je normaal gesproken bij de koffieautomaat zou hebben. Het is belangrijk om even persoonlijk contact te maken met de deelnemers. Het geeft je ook even rustig de tijd om te wachten tot iedereen is ingelogd. Om contact te maken hoef je niet gelijk hele gesprekken te voeren, maar kies een onderwerp dat makkelijk en snel is af te ronden als de vergadering start.
Online vergaderen
Om een online vergadering zo goed mogelijk te laten verlopen is het belangrijk om je aan een paar (ongeschreven) regels te houden. Door deze regels te volgen laat je zien dat je goed voorbereid bent en zorg je voor een flexibel verloop van een online overleg.
Meerdere apparaten; installeer een versie van Teams op meerdere apparaten. Door het gebruik van Teams op je laptop, computer, tablet én telefoon ben je flexibel in geval met een storing op één van de apparaten én is het mogelijk om bijvoorbeeld vanaf de laptop naadloos over te schakelen naar je telefoon als de accu leeg raakt of als je ineens weg zou moeten.
Let op je achtergrond; vergaderen aan de keukentafel of in de huiskamer kan een uniek kijkje geven in je privé omgeving. Mocht je daar bezwaar tegen hebben, verander ‘digitaal’ je achtergrond. Vind je geen toepasselijke achtergrond, is het ook mogelijk om je achtergrond te vervagen zodat er niets herkenbaars te zien is.
Gespreksleider / voorzitter; Zorg ervoor dat duidelijk is wie de gespreksleider of voorzitter van de vergadering is. Aan deze persoon de schone taak om de online vergadering goed te laten verlopen.
Gebruik een headset; Door het geluid van een vergadering via een headset te ontvangen, sluit je je af van je omgeving en kan je je goed concentreren op het gesprek. Daarnaast is de kwaliteit van de microfoon van een headset vaak veel beter dan de kwaliteit van ingebouwde microfoons in webcams of laptops én zit deze dichter bij je mond. Jouw geluid komt dan ook beter tot zijn recht bij de andere deelnemers van de vergadering.
Zet je microfoon uit als je niet praat; Als we het dan toch over geluid hebben, is het uitzetten van je microfoon als je niet aan het woord bent fijn voor alle deelnemers. Hinderlijke geluiden als het toeteren van een auto, het boren bij de buren of het roeren in je thee komen dan niet bij de andere deelnemers van de vergadering terecht.
Afsluiten van de vergadering
Sluit de vergadering af met een korte samenvatting van wat er besproken is, wat de eventuele actiepunten zijn en uiteraard is er nog tijd voor een vragenronde. Vraag vervolgens aan de deelnemers om de microfoon aan te zetten en gelijktijdig gedag te zeggen en te zwaaien naar de camera. Door de gezellige beelden en de kakafonie die ontstaat verlaten de deelnemers van de meeting de call met het gevoel dat ze samen waren. Virtuele verbondenheid!
Vragen of interesse?
Heb je vragen over het gebruik van Teams? Bel dan naar 010 – 246 92 40 of stuur een e-mail naar info@trivision.nl of stuur een teams uitnodiging naar je contactpersoon!