Een persoonlijke assistent, welke ondernemer droomt er niet van? Iemand die je mails organiseert, in de gaten houdt waar je snel op moet reageren en wat kan wachten, iemand die je agenda beheert en zorgt dat je geen bijlagen vergeet. Ideaal. Helaas is dit niet voor iedereen weggelegd. Maar met deze 5 tips voor Outlook kom je een heel eind.
1. Filter je e-mails
Hoeveel mails ontvang je op een dag waarin je in de Copy-regel staat? Je ontvangt de mail slechts ter informatie. Allemaal ruis op een werkdag die toch al zo druk is. Zorg dat deze mails automatisch in een aparte folder komen en scan ze in een daarvoor gereserveerd stiefkwartiertje. Maak een folder ‘Kopie’. Klik op het tabblad Start op Regels en dan op Regels en Waarschuwingen Beheren. (In oudere Office-versies vind je Regels en Waarschuwingen onder Extra.) Maak een nieuwe regel. Klik in de Wizard Regels – onder Beginnen met een lege regel – op ‘Regel toepassen op berichten die ik ontvang’. In het volgende scherm selecteer je ‘Waar mijn naam niet in het vak Aan staat’ en klik vervolgens op de knop Volgende. Kies daar ‘Verplaats naar de opgegeven map’ en kies de map ‘Kopie’. Sla de regel op onder een logische naam. Zo, dat geeft rust.
2. Ben je je bijlage niet vergeten?
Het gebeurt ons regelmatig: twee seconden nadat je op Verzend Mail hebt gedrukt, besef je dat je de bijlage vergeten bent bij te voegen. Met Outlook voor Office 365, Outlook 2019 en Outlook 2016 is dit verleden tijd. Tenminste, als het woord ‘bijlage’ of ‘bijgevoegd’ in je mail voorkomt, en die kans is vrij groot. Op het moment dat je wilt verzenden meldt Outlook dat je wellicht een bestand bent vergeten bij te voegen. Je kunt dat dan alsnog doen voor je het bericht daadwerkelijk verstuurd.
3. Plan e-mails vooraf in
Je collega is op vakantie en je wilt haar vragen iets voor je te doen na terugkomst. Als je je mail nu stuurt, heb je dikke kans dat die mail verdrinkt in al die andere mails die er zijn binnengekomen. Plan je mail in voor verzending op de middag van haar eerste werkdag, en je staat bovenaan de lijst! Schrijf je mail. Ga naar het tabblad Opties, kies voor Meer Opties en Bezorging Uitstellen. Klik op Berichtopties en kies daar de datum en het tijdstip waarop je de mail bezorgd wilt hebben.
4. Zet gebeurtenissen automatisch in je agenda
Auto gehuurd, ticket geboekt of pakketje besteld? Outlook voegt informatie uit dergelijke bevestigingsmail automatisch toe aan je agenda, inclusief links, bevestigingscodes en track-and-trace-codes. Eén minpuntje: Outlook kan nog niet zelf de reistijd naar het vliegveld of de concerthal berekenen. Daar moet je nog even voor naar Google Maps. Geen zin in bemoeienis van Outlook? Uitschakelen kan natuurlijk ook.
5. Vergeet de AVG niet!
Een goede assistent zou je hiervoor waarschuwen, maar nu doen wij het maar. Wil je een e-mail sturen aan een grote groep mensen? Zet de e-mailadressen dan nooit in de Aan:-regel. Op die manier deel je zonder toestemming mailadressen van anderen en dat is in strijd met de AVG. Door je eigen e-mailadres in de Aan:-regel te zetten en de adressen van andere in de BCC-regel vermijd je dit.
Nieuwsgierig?
Benieuwd hoe aantrekkelijk ICT er binnen jouw bedrijf uit kan zien? We denken graag met je mee. Neem vrijblijvend contact met ons op via 010 – 246 92 40 of mail naar info@trivision.nl.