Er zijn veel manieren om succesvol online samen te werken. Welke de beste is hangt af van wat de organisatie wil. Twee zzp’ers die samen aan een opdracht willen werken hebben andere eisen dan een bedrijf met twintig medewerkers. Bij elke situatie hoort een andere oplossing. Toch zijn er een aantal dingen waar je altijd op moet letten.
Zorg dat je gegevens veilig zijn
Je data moet altijd veilig zijn, ook als het online staat. Je wilt zeker weten dat niemand anders dan jij en je medewerkers bij de gegevens kunnen. Dat bereik je door te zorgen dat je gegevens versleuteld worden opgeslagen. Op die manier is dat wat over de internetverbinding naar de cloudoplossing wordt verstuurd of dat wat je opslaat, niet meer als zodanig herkenbaar. Ook als je geen geheimen hebt, is het toch heel vervelend als een ander er vandoor gaat met dat wat jouw bedrijf uniek en succesvol maakt.
Gratis oplossing?
Serverruimte is kostbaar en daarom is natuurlijk de vraag waarom bedrijven dat gratis weggeven. Bij veel gerenommeerde diensten als OneDrive, Dropbox, etc. zijn het instapaccounts waarbij de bedrijven hopen dat gebruikers op den duur overstappen naar een betaald model. Google, Apple en Microsoft hebben nog andere belangen, aangezien hun opslagdiensten verweven zitten in hun (mobiele) besturingssystemen. Vaak zijn bij gratis diensten advertenties zichtbaar om een gedeelte van de kosten te dekken en is het niet ondenkbaar dat hetgeen we opslaan wordt geïndexeerd om statistische gegevens uit te halen… Als iets gratis is, ben je zelf vaak het verdienmodel!
Gebruik two-factor-authenticatie
Iets dat in de cloud staat, staat altijd ‘aan’. Dat geeft hackers uitgebreid de tijd om daar mee aan de haal te gaan en dat wil niemand. Ons advies is dan ook om – waar dat mogelijk is – van two-factor-authenticatie gebruik te maken. Dat wil zeggen dat als je inlogt op een systeem je een extra code moeten ingeven die gegeneerd wordt door bijvoorbeeld je telefoon. Zonder deze code kan je niet inloggen. En de code wisselt iedere minuut, dus extra veilig!
Nomadesk en OneDrive voor kleinere bedrijven
Er zijn genoeg goede, veilige oplossingen die je voor een schappelijk bedrag per maand kunt gebruiken. Bij kleinere bedrijven kun je denken aan OneDrive of aan onze favoriet Nomadesk. Met Nomadesk zijn je bestanden veilig. Je kunt je gegevens delen met bepaalde restricties. Zo voorkom je dat een onbekende bij je gegevens kan of dat iemand per ongeluk je bestand verwijderd. Computer gestolen? Met TheftGuard kun je zorgen dat niemand bij je gegevens kan. En doordat je gegevens in een datacenter in Europa staan, vallen ze onder de Europese rechtspraak. Dat wil overigens niet zeggen dat je alleen binnen Europa met Nomadesk kunt werken. Zo hebben wij bijvoorbeeld een klant met het hoofdkantoor in Rotterdam en een vestiging in Ghana. Met 15 collega’s, verdeeld over de kantoren in Rotterdam en in Ghana, gebruiken ze Nomadesk tot grote tevredenheid.
Eigen online server voor grotere bedrijven
De wat grotere bedrijven kunnen denken aan een eigen dedicated of virtuele server, waar alle medewerkers op inloggen en waar alle bedrijfsresources ter beschikking staan. Zo hebben we diverse klanten die vanuit verschillende plekken in Nederland én het buitenland inloggen op onze servers. Dat betekent voor ons slechts dat we de rechtenstructuur wat aan moeten passen en dat er gebruikers met andere tijdzones aangemaakt moeten worden. Dat is alles.
Flexibel prijsplaatje
Elke oplossing kent zijn eigen unieke prijsplaatje. Het fijne van de cloud is wel dat het prijsplaatje flexibel is. Als je een server koopt, dan moet je die in een keer afrekenen. Bovendien moet je dan rekening houden met waar je denkt dat je bedrijf over een jaar of vijf staat. Maar dat weet niet niet altijd. Met de cloud werk je volgens het ‘pay what you use’-principe. Werk je nu met twee gebruikers, maar zijn dat er over een half jaar vijf? Geen enkel probleem. Heb je tijdelijk drie extra gebruikers? Met de cloud kun je snel opschalen als het druk is en weer afschalen in rustiger periodes.
Meer weten?
Er zijn dus meerdere manieren om online samen te werken, van een server in de Cloud tot een gesynchroniseerde bestandsoplossing. Benieuwd welke oplossing voor jouw bedrijf het beste is? Wij denken graag met je mee! Mail of bel naar Trivision of laat je gegevens hier achter en wij bellen jou!