Naast het inleveren van de sleutel van de voordeur, de leaseauto en de verrekening van de vakantie uren zijn er ook een aantal belangrijke ICT stappen die je moet ondernemen als er een werknemer uit dienst treedt. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat iemand na zijn vertrek nog uit naam van het bedrijf kan communiceren met klanten en leveranciers of nog toegang heeft tot de bedrijfsdata. Wat zijn nu de dingen die je niet moet vergeten?
Rechten
Laten we beginnen bij het begin. Als een medewerker in dienst komt, is het heel belangrijk om goed te kijken tot welke data deze medewerker toegang dient te hebben om het werk goed te kunnen uitvoeren, én dit periodiek te evalueren. Ondanks dat je wellicht geen geheimen hebt, raden wij altijd aan om alleen toegang te geven tot wat er écht nodig is. Immers, je weet nooit hoe lang een medewerker in dienst blijft. Hiermee voorkom je dat medewerkers tijdens het dienstverband bij (belangrijke) bedrijfsdata kunnen. Het is namelijk best mogelijk dat jouw ex-werknemer aan de slag gaat voor zichzelf of bij de concurrent, met jouw bedrijfsgegevens op zak.
Toegang
Tegenwoordig heeft iedereen overal en altijd toegang tot de bedrijfsdata, e-mail en online administratiepakketten. Zorg voor een veilige omgeving door gebruik te maken van Multi Factor Authenticatie. Je maakt de omgeving niet alleen direct een stuk veiliger, maar zorgt er op deze manier ook voor dat een ex-werknemer niet met een wachtwoord van een collega alsnog kan inloggen.
Communicatie
E-mail is een belangrijk communicatiemiddel. Als een werknemer vertrekt is het handig om direct de toegang tot dat medium in te trekken. Daarna is het belangrijk om te bepalen wat er met de aanwezig e-mail gebeuren moet. Kan dat direct verwijderd worden of kunnen er nog belangrijke e-mailtjes in zitten. In dat laatste geval is het verstandig om een back-up te (laten) maken van het mailaccount en deze aan een collega ter beschikking te stellen. Het instellen van een out-of-office kan helpen om klanten te wijzen op de afwezigheid van hun contactpersoon, of we zorgen met een alias ervoor dat de e-mail direct bij een andere collega terecht komt.
Als de voormalig werknemer een zakelijk mobiel nummer heeft, zorg dan dat dit nummer wordt doorgeschakeld naar de receptie of een vervangende collega. Op die manier weet je zeker dat ook de communicatie via de telefoon binnen het bedrijf afgehandeld wordt.
Overige toegang
Vaak hebben medewerkers toegang tot meerdere systemen om hun werk uit te voeren. Belangrijk dat ook in deze systemen wordt aangegeven dat de betreffende medewerker daar geen toegang meer toe heeft. Je kan daarbij denken aan:
- Algemene accounts (Administratieve pakketten, Ticketsysteem, CRM, etc)
- Social media accounts (LinkedIn, Twitter, Instagram, etc)
- Wifi-wachtwoorden
- Website wachtwoorden (WordPress, Joomla, etc)
- Telefonie (Apple ID, VOIP Applicaties, etc)
Licenties
Belangrijk is in ieder geval dat je ervoor zorgt dat je niet onnodig door blijft betalen voor licenties en abonnementen voor Office 365, antivirus, telefonie etc. waar geen gebruik meer van wordt gemaakt. Zorg er dus voor dat wijzingen in de organisatie worden doorgegeven aan support@trivision.nl zodat wij de wijzigingen in de ICT structuur kunnen doorvoeren. Op die manier betaal je niet voor iets dat je niet gebruikt!
Vragen?
Ben je er niet zeker van dat de procedure rondom vertrekkende medewerkers goed geregeld is of heb je iemand die de organisatie gaat verlaten!? Een afspraak voor een goed advies is zo gemaakt! Stuur een mailtje naar info@trivision.nl of bel 010 – 246 92 40